Τακτοποίηση φακέλου εισαγωγής ΤΧ

[Τελευταία ενημέρωση: 01 Σεπτεμβρίου 2024]

Το άρθρο περιέχει κάποιες σημαντικές σημειώσεις για το πως θα τηρούμε τους φακέλους εισαγωγής, στις εισαγωγές που πραγματοποιούμε εμείς οι ίδιοι από τρίτες χώρες.

Στον φάκελο θα υπάρχουν οι εξής ομάδες (αν σας βοηθά, στην αρχή να τις βάζετε μέσα σε διαφάνειες)

1. Λογιστικές εγγραφές
2. Έγγραφα εκτελωνισμού
3. Επιπλέον έγγραφα που δεν εμπίπτουν στις πιο πάνω κατηγορίες πχ. έγγραφα Κινεζικού Χημικού Εργαστηρίου
4. Αυθεντικά παραστατικά αγοράς (τιμολόγια και packing list)
5. Αυθεντικά παραστατικά που τα έχουμε 2-3 φορές, ώστε να υπάρχουν διαθέσιμα αν ποτέ μας τα ζητήσει κάποιος φορέας

Λογιστικές εγγραφές

Ενδεικτικά οι λογιστικές εγγραφές που δείχνουν ότι ο φάκελος είναι κλεισμένος και πλήρος τακτοποιημένος λογιστικά, είναι οι εξής:

1. Καρτέλα (screenshot) λογαριασμού ΓΛ που δείχνει ότι, μετά το κλείσιμο του φακέλου, έχει μηδενίσει
2. Λογιστικό άρθρο κλεισίματος + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA (17.5)
3. Γενική πίστωση πιστωτή (εκτελωνιστή) με τους προμηθευτές τρίτων χωρών.
   Σημείωση: Υπενθυμίζουμε πως τα χρήματα του ΦΠΑ δόθηκαν στον εκτελωνιστή, όμως το ΦΠΑ εξοφλήθηκε λογιστικά από τους προμηθευτές τρίτων χωρών. Οπότε θα πρέπει να συμψηφίσουμε τον εκτελωνιστή με τους προμηθευτές τρίτων χωρών για να κλείσουμε τα χρήματα του ΦΠΑ.
4. Άρθρο λογιστικής τιμολογίου Ασφαλιστικής + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA
5. Άρθρο λογιστικής τιμολογίου Φορέα θαλάσσιας μεταφοράς + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA
6. Άρθρο λογιστικής τιμολογίου Μεταφορέα εσωτερικής μεταφοράς + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA
7. Άρθρο λογιστικής τιμολογίου Εκτελωνιστή + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA
8. Άρθρο λογιστικής τιμολογίου ΕΕΠΑ + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA (13.1)
9. Άρθρο λογιστικής τιμολογίου λιμανιού + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA
10. Άρθρο λογιστικής τραπεζικών εξόδων + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA
11. Τιμολόγιο εξοδολογίου (ΕΚΦ) με πλασματικά ποσά για τη δασμολογητέα αξία και το ΦΠΑ + Άρθρο λογιστικής + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA (14.2)
12. Τιμολόγιο εξοδολογίου (ΕΚΠ) όπως αυτό δίδεται από τον εκτελωνιστή (χωρίς το κομμάτι του ΦΠΑ εισαγωγής) + Άρθρο λογιστικής + Διαβιβασμένη εγγραφή MYDATA (13.30)

Έγγραφα εκτελωνισμού

Ενδεικτικά τα έγγραφα εκτελωνισμού (κυρίως δαπάνες) που μπορεί να περιέχει ένας φάκελος είναι τα εξής:

Εκτελωνιστικό γραφείο

1. Το Δελτίο Αποστολής Εμπορευμάτων (ΔΑΕ) όπως αυτό εκδίδεται από το εκτελωνιστικό γραφείο
2. Την Εκκαθάριση Πληρωμών (ΕΚΠ) όπως αυτή εκδίδεται από το εκτελωνιστικό γραφείο
3. Την τραπεζική εξόφληση ή την επιταγή που δόθηκε για το ΕΚΠ του εκτελωνιστικού γραφείου
4. Τιμολόγιο αμοιβής εκτελωνιστικού γραφείου
5. Το αποδεικτικό ηλεκτρονικής είσπραξης, την εντολή ηλεκτρονικής είσπραξης καθώς και την εξόφληση που έκανε το εκτελωνιστικό γραφείο σχετικά με το Ναύλο και το ΦΠΑ ΤΧ
6. Το παραστατικό της ΕΕΠΑ
7. Το παραστατικό της Κατάστασης Επαγγελματικών Δαπανών όπως αυτό εκδίδεται από το εκτελωνιστικό γραφείο
8. Τον συμψηφισμό πιστωτή με πιστωτή, ανάμεσα στο εκτελωνιστικό γραφείο και [α] στον φορέα για τα αποθήκευτρα [β] στην ΕΕΠΑ κλπ κλπ
9. Την τελωνειακή διασάφηση

Λιμάνι

1. Τιμολόγιο αποθήκευτρων πχ. από Σταθμό Εμπορευματοκιβωτίων Πειραιά, μαζί με την απόδειξη είσπραξης και το αποδεικτικό τραπεζικής μεταφοράς. Το εκτελωνιστικό γραφείο συνήθως πληρώνει μέσω τράπεζας τον φορέα για τα αποθήκευτρα.

Φορέας θαλάσσιας μεταφοράς

1. Την βεβαίωση άφιξης του φορτίου του φορέα που ανέλαβε την θαλάσσια μεταφορά
2. Το τιμολόγιο του φορέα που ανέλαβε την θαλάσσια μεταφορά του φορτίου
3. Την φωτοτυπία της επιταγής (αν εξοφλήθηκε με επιταγή) ή της τραπεζικής κατάθεσης (αν εξοφλήθηκε τραπεζικά) προς τον φορέα της θαλάσσιας μεταφοράς
4. Το Bill Of Lading του φορέα που ανέλαβε την θαλάσσια μεταφορά
5. Την διατακτική του φορέα που ανέλαβε τη θαλάσσια μεταφορά

Ασφάλιση

1. Το ασφαλιστήριο, την πρόσθετη πράξη μεταφορών και την απόδειξη είσπραξης του φορέα ασφάλισης του φορτίου πχ. Συνεταιριστική Ασφαλιστική.

Προμηθευτής τρίτης χώρας

1. Την εντολή μεταφοράς πίστωσης μαζί με την τραπεζική απόδειξη συναλλαγής για την πληρωμή που έγινε στον προμηθευτή Τρίτης Χώρας. Αν υπάρχουν πολλές, τότε κάνουμε πακετάκια Εντολής+Απόδειξη από κάθε τραπεζική μεταφορά.

Εσωτερική μεταφορά στη χώρα

1. Το τιμολόγιο του μεταφορέα πχ. ΑΦΟΙ ΔΡΟΣΟΥ, που ανέλαβε να μεταφέρει το εμπόρευμα από το λιμάνι

Τα έγγραφα που αναφέραμε πιο πάνω είναι ενδεικτικά.

Σημειώσεις για τα έγγραφα εκτελωνισμού

1. Προσοχή: Στο τιμολόγιο του ξένου οίκου, δεν ορίζουμε κωδικό MYDATA, ούτε και δημιουργούμε εγγραφή MYDATA για αυτό. Η διαβίβαση του γίνεται ουσιαστικά από την εγγραφή ΕΚΦ και από το άρθρο κλεισίματος του φακέλου.
2. Τα έγγραφα εκτελωνισμού τοποθετούνται και αυτά με μία λογική σειρά:
   [α] Καρτέλα λογαριασμού ΓΛ, λογιστικές εγγραφές, εγγραφές myData, έγγραφα που δείχνουν το σωστό κλείσιμο του φακέλου
   [β] Παραστατικά δαπανών
   [γ] Έγγραφα πληρωμών (πχ. τραπεζικό advice, πληρωμή εκτελωνιστή, συμψηφισμός εκτελωνιστή κλπ)
   [δ] Λοιπα έγγραφα (πχ. τελωνειακή διασάφηση κλπ)
3. Στα έγγραφα εκτελωνισμού θα πρέπει τα πάντα να είναι αυθεντικά (εκτός αν κάτι το έχουμε μόνο σε αντίγραφο).
4. Συρράπτουμε τα έγγραφα που είναι τμήμα του ίδιου εγγράφου.
5. Θα πρέπει να υπάρχουν σε πακετάκια τα σχετικά έγγραφα και όχι όλα χύμα. Στην περίπτωση που χρειάζεται να αποσυρράψουμε κάποιο πακετάκι, τότε θα πρέπει να το συρράψουμε πάλι πριν το βάλουμε μέσα στο φάκελο. Δεν σκίζουμε ποτέ το σημείο που υπάρχει το συρραπτικό επειδή πρόκειται για αυθεντικά εκτελωνιστικά έγγραφα και όχι για πρόχειρα χαρτιά.
6. Δεν αφήνουμε ΠΟΤΕ διπλά έγγραφα μέσα στην ομάδα των εγγράφων εκτελωνισμού, εκτός κι αν υπάρχει πολύ σοβαρός λόγος (πχ. είναι όλα αυθεντικά).

Αυθεντικά παραστατικά αγοράς

Περιλαμβάνουν το τιμολόγιο και το packing list του προμηθευτή μας.

Στην περίπτωση που υπάρχει κάποιο τιμολόγιο παγίων τρίτης χώρας που τυπικά το καταχωρούμε εκτός φακέλου (βλπ, Αγορά παγίων από ΤΧ σε φάκελο εισαγωγών) τότε και αυτό θα μπει στα αυθεντικά παραστατικά αγοράς (μαζί με την εκτύπωση της εγγραφής που κάναμε στο ERP μας και του άρθρου ΓΛ που καταχωρήσαμε για αυτό).

Διπλά παραστατικά αγοράς

Πολλές φορές κάποιος από τους εμπλεκόμενους φορείς πχ. τελωνείο δεν κρατάει τα αυθεντικά παραστατικά αγοράς που στέλνουμε. Υπάρχει όμως έντονη πιθανότητα σε 1-2 χρόνια να το καταλάβουν ότι τους λείπει και να το ζητήσουν. Για αυτό τα κρατάμε αυτά τα αυθεντικά χαρτιά στο τέλος του φακέλου.