Το άρθρο αναφέρεται στην διαδικασία που ακολουθούμε όταν έρχεται από το τμήμα συσκευασίας μία παραγγελία για την οποία πρέπει να δημιουργήσουμε μία φορτωτική εντολή (προς κάποιο συνεργαζόμενο μεταφορέα).
Πριν δημιουργήσουμε την φορτωτική, φτιάχνουμε την παραγγελία (διορθώσεις, διαγραφές, προσθήκες) όπως γνωρίζουμε.
Και πλέον είμαστε έτοιμοι να φτιάξουμε την εντολή φόρτωσης (φορτωτική) που θα σταλεί στον μεταφορέα για το συγκεκριμένο παραστατικό.
Η φορτωτική που θα φτιάξουμε θα ενωθεί με το παραστατικό μας και κατόπιν συμβουλεύουμε να μην πειραχτεί ξανά το παραστατικό αυτό ούτε να το ενώσουμε με κάποιο άλλο παραστατικό.
Για να φτιάξουμε μία νέα φορτωτική, υπάρχουν δύο τρόποι:
Τρόπος 1
Πηγαίνουμε στο μενού
Εργασίες πελατών / Φορτωτικές πελατών
Και δημιουργούμε μία νέα εγγραφή.
Τρόπος 2
Εναλλακτικά, μέσα από το παραστατικό, στην καρτέλα Φορτωτικές, κάνοντας δεξί κλικ στην κεφαλίδα στο πεδίο Κωδικός
Και επιλέγουμε το μενού Νέα εγγραφή.
Κατόπιν, πατάμε το κουμπί Πρότυπο παραστατικό και εκεί εισάγουμε τον κωδικό του παραστατικού.
Μόλις πατήσουμε ΟΚ, τότε εισάγονται όλα τα στοιχεία του παραστατικού μέσα στη φορτωτική.
Στη συνέχεια θα πληκτρολογήσουμε τα δέματα της φορτωτικής.
Σημείωση: Το τμήμα συσκευασίας, πίσω από το χαρτί της παραγγελίας, θα έχει γράψει τους αριθμούς των δεμάτων, τις διαστάσεις, τα βάρη τους και ίσως και την “σφραγίδα” της συσκευασίας που έκαναν.
Οπότε, στις γραμμές των δεμάτων που θα πρέπει να συμπληρώσουμε, βλέπουμε πως υπάρχουν οι πιο κάτω στήλες:
Αναλυτικότερα:
| Πρότυπο μεγέθους | Για τη διευκόλυνση μας, το τμήμα συσκευασίας ενδέχεται να μας έχει γράψει τον αριθμό της κούτας που χρησιμοποιήθηκε για το δέμα πχ. 1, 2, 3, 3Α, 4 κλπ. Αν το συμπληρώσουμε στη στήλη του προτύπου, τότε το σύστημα θα συμπληρώσει αυτόματα το μήκος, πλάτος και ύψος του δέματος και θα μας προχωρήσει ώστε να συμπληρώσουμε το βάρος. |
| Μήκος | Το μήκος του δέματος, της παλέτας κλπ |
| Πλάτος | Το πλάτος του δέματος, της παλέτας κλπ |
| Ύψος | Το ύψος του δέματος, της παλέτας κλπ |
| Βάρος | Το βάρος του δέματος, της παλέτας κλπ |
| ΜΜ κόλλα | Συμπληρώνουμε αν πρόκειται για δέμα ή παλέτα ή κάποια άλλη μονάδα |
| Παρατηρήσεις | Προς το παρόν δεν συμπληρώνουμε κάτι σε αυτό το πεδίο |
| Τιμή | Συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα |
| Έκπτωση | Συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα |
| Αξία έκπτωσης | Συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα |
| Αναγνωριστικό κόλλα | Αναφέρεται στο αναγνωριστικό barcode που θα πρέπει να υπάρχει επάνω σε κάθε δέμα. Συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα |
Συμπληρώσουμε όλα τα στοιχεία της φορτωτικής.
Αν το τμήμα συσκευασίας, μας έχει σημειώσει και “σφραγίδα” συσκευασίας, αυτόν τον αριθμό τον συμπληρώνουμε στο πεδίο Σφραγίδα συσκευασίας.
Αποθηκεύουμε την φορτωτική μας και βγαίνουμε από αυτήν.
Στη συνέχεια πηγαίνουμε στο παραστατικό της παραγγελίας, στην καρτέλα Φορτωτικές και φέρνουμε την φορτωτική που φτιάξαμε.
Θα παρατηρήσουμε ότι τα έξοδα του παραστατικού άλλαξαν και ενημερώθηκαν με το κόστος της συγκεκριμένης φορτωτικής.
Επίσης, άλλαξαν και τα δέματα του παραστατικού και μπήκε το πλήθος των δεμάτων της φορτωτικής.
Αποθηκεύουμε το παραστατικό και πλέον είμαστε έτοιμοι να ενημερώσουμε τον πελάτη για το ποσό εξόφλησης.
Σημειώσεις:
- Σε μία παραγγελία ή σε ένα προτιμολόγιο ή σε ένα τιμολόγιο, μπορούμε να βάλουμε πάνω από μία φορτωτικές. Για λόγους απλότητας δεν αναφερθήκαμε εδώ.
- Στην περίπτωση που βάλουμε μία φορτωτική σε ένα παραστατικό, μπορούμε να το πειράξουμε – όμως θα πρέπει να έχουμε πολύ καλή γνώση του πως συμπεριφέρονται οι φορτωτικές ώστε να μην γίνει λάθος ούτε στην αποστολή της παραγγελίας, ούτε στην ενημέρωση ποσού για τον πελάτη.
- Η Σφραγίδα, βοηθάει τους συναδέλφους της αποθήκης, ειδικά όταν ένας πελάτης έχει πολλά μονά δέματα, ώστε να τα εντοπίσουν αμέσως.